Ochrana osobných údajov v spoločnosti G.I.M.P., s. r. o.
V spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. si vysoko vážime dôveru Vás, našich zákazníkov, dodávateľov a ďalších osôb, ktoré s nami komunikujú, a dbáme na to, aby sme rešpektovali Vaše súkromie a dôvernosť informácií, ktoré získavame, okrem iného, osobných údajov (t. j. informácií týkajúcich sa identifikovanej alebo identifikovateľnej osoby, fyzickej osoby). Priebežne sledujeme legislatívu platnú v oblasti ochrany osobných údajov, ale aj súvisiace odporúčania, trendy a technologické inovácie v tejto oblasti. Dbáme na súlad našej ochrany osobných údajov s platnými zákonnými predpismi, najmä: • Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov č. 18/2018 Z. z. • Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov („GDPR“).
Vymedzenie pojmov Dotknutá osoba je fyzická osoba, ktorá vyplnením, odoslaním a potvrdením prihlásenia do e-mailového zoznamu prejavuje svoj záujem o zaradenie do e-mailovej databázy spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. Prevádzkovateľ je spoločnosť G.I.M.P., s.r.o., so sídlom Komárňanská 70, 947 01 Hurbanovo, IČO: 44848749, zapísaná v Obchodnom registri Nitra, odd. Sro, vl.č.25068/N (ďalej len „Prevádzkovateľ“).
1. Kategórie osobných údajov, účely ich spracúvania, právne základy a doba spracúvania
Aby sme dostatočne chránili osobné údaje Vás a iných osôb („dotknuté osoby“), snažíme sa minimalizovať ich používanie tak, aby sme používali len nevyhnutne potrebné údaje.
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. spracúva tieto kategórie osobných údajov svojich zákazníkov a dodávateľov: 1.1 Údaje zákazníkov v súvislosti so zmluvným vzťahom Kategórie osobných údajov: Meno, priezvisko, akademický titul, adresa, rodné číslo, číslo preukazu totožnosti, ako aj telefónne čísla Účely spracúvania osobných údajov: Poskytovanie služby, predaj tovaru v zmysle zmluvy, faktúry / konkrétne na účel uzatvorenia a plnenia Zmluvy, jej zmeny alebo ukončenia, fakturácie, vyúčtovania úhrady, evidencie a postupovania pohľadávok /. Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby. Doba spracúvania osobných údajov: Počas doby trvania platného zmluvného vzťahu so spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o., aj po jeho skončení, ak je to potrebné na vyúčtovanie, úhradu, evidenciu a vymáhanie pohľadávok, alebo na splnenie iných povinností uložených zákonom – zvyčajne 3 mesiace po skončení zmluvy v prípade, ak boli všetky zmluvné záväzky vyrovnané; v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia). Prevádzkové a lokalizačné údaje sú uchovávané do uplynutia lehoty, počas ktorej možno faktúru právne napadnúť alebo uplatniť nárok na platbu, v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia. 1.2 Údaje kontaktných osôb zákazníkov a dodávateľov v súvislosti so zmluvným vzťahom Kategórie osobných údajov: V rámci uzatvorenia a plnenia zákazníckej alebo dodávateľskej zmluvy alebo požiadavky je dôležité, aby sme dokázali správne identifikovať osoby, s ktorými máme komunikovať, ktoré majú rozličné oprávnenia a sú autorizované udeľovať pokyny a prijímať informácie pri plnení zmluvy alebo iné súvisiace informácie. Tieto osoby môžu byť zamestnancami Vašej spoločnosti alebo pracovníkmi jej dodávateľov. Z času na čas môžeme týmto osobám poskytovať aj
informácie o iných podobných tovaroch a službách spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. najčastejšie v súvise s inováciami našich služieb. Účely spracúvania osobných údajov: • Plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy so spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o., ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo iná osoba ktorá dotknutú osobu poverila (napr. zamestnávateľ dotknutej osoby), pričom údaje dotknutej osoby sú spracúvané na účel identifikácie kontaktnej osoby pri komunikácii, autorizácii pokynov a iné poskytovanie informácií medzi zmluvnými stranami. Dotknutá osoba, ktorá nie je zmluvnou stranou je oprávnená takéto používanie svojich kontaktných informácií kedykoľvek odmietnuť. • Použitie údajov kontaktných osôb uvedených zmluvnou stranou pre priamy marketing vlastných podobných tovarov a služieb zmluvnej strane prostredníctvom osoby, ktorej kontaktné informácie na doručenie elektronickej pošty spoločnosť získala v súvislosti s predajom tovaru alebo služieb. Dotknutá osoba je oprávnená takéto používanie svojich kontaktných informácií na tento účel kedykoľvek odmietnuť. Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany (účastníka) – identifikácia a autorizácia komunikujúcej strany, výmena informácií a udeľovanie pokynov. V prípade poskytnutia údajov zamestnávateľom sa uplatňuje tiež osobitný predpis - §78 ods. 3 Zákona o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov č. 18/2018 Z. z.: (3) Prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený poskytovať jej osobné údaje alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Doba spracúvania osobných údajov: Počas doby trvania platného zmluvného vzťahu so spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o. (po dobu, kým je dotknutá osoba druhou zmluvnou stranou poverená ako kontaktná osoba), aj po ukončení zmluvného vzťahu /odvolaní tohto poverenia, ak je to potrebné na vyúčtovanie, úhradu, evidenciu a vymáhanie pohľadávok, alebo na splnenie iných povinností uložených zákonom, po dobu splnenia danej povinnosti - zvyčajne 6 mesiacov po oznámení ukončenia zmluvy/poverenia, v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia.
2.3 Údaje z komunikácie so zákazníkmi Kategórie osobných údajov: Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. pre potreby poskytovania svojich služieb a riešenia požiadaviek robí záznamy z komunikácie so zákazníkmi, najmä zápisy z osobnej komunikácie pri priamom kontakte, písomné a elektronické záznamy z komunikácie prostredníctvom telefonického spojenia, elektronickej pošty. Tiež vykonávame nahrávanie volaní na linky určené pre poskytovanie zákazníckej podpory a spätných volaní z týchto liniek a na vyhotovovanie a ukladanie zvukových záznamov z týchto volaní, t. j. záznamov týkajúcich sa osoby Účastníka alebo prejavov jeho osobnej povahy, taktiež na použitie takto získaných záznamov na účely vyhodnocovania požiadaviek Účastníka, rozsahu a kvality služieb poskytovaných Účastníkovi, ako aj posudzovania a vybavovania sťažností a podnetov účastníkov. Nahrávanie sa uskutočňuje až po zaznení hlásky o nahrávaní. Účel spracúvania osobných údajov: Vyhotovovanie a ukladanie písomných a zvukových záznamov, t. j. záznamov týkajúcich sa osoby Účastníka alebo prejavov jeho osobnej povahy pre zaznamenanie dôkazu o pokynoch, taktiež na použitie takto získaných záznamov na účely plnenia zmluvy – vybavovania a vyhodnocovania požiadaviek Účastníka, rozsahu a kvality Služieb poskytovaných Účastníkovi, ako aj posudzovania a vybavovania sťažností a podnetov Účastníkov. Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa – zaznamenanie a vyhodnocovanie požiadaviek, ktoré podľa názoru našej spoločnosti pomáhajú zvyšovať kvalitu služieb pre Vás a pre inú komunikáciu so zákazníkom. Doba spracúvania osobných údajov: Zvukové záznamy: zvyčajne 24 mesiacov po vybavení požiadavky, v prípade reklamácií a sporov alebo ak bol záznam použitý ako dôkaz o pokynoch až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia resp. ukončenia ich následkov. Iné typy záznamov: Počas doby trvania platného zmluvného vzťahu so spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o., aj po ukončení zmluvy, ak je to potrebné na vyúčtovanie, úhradu, evidenciu a vymáhanie pohľadávok, alebo na splnenie iných povinností uložených zákonom, po dobu splnenia danej povinnosti – zvyčajne 6 mesiacov po skončení zmluvy alebo po vybavení požiadavky, ak nedošlo k uzatvoreniu zmluvy, v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia. 2.4 Evidencia návštev a záznamy z bezpečnostných kamier v priestoroch spoločnosti Kategórie osobných údajov: V prípade, ak navštívite naše sídlo spoločnosti, z dôvodu riadenia internej bezpečnosti spoločnosti zaevidujeme Vaše údaje v rozsahu, titul, meno a priezvisko,
zamestnávateľ, navštívená osoba alebo účel návštevy, čas príchodu a odchodu a ďalej v prípadoch vstupu autorizovaných priestorov do priestorov režimových pracovísk kontaktná adresa, telefón, e-mail, číslo dokladu totožnosti alebo služobného preukazu alebo dátum narodenia. Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. tiež umiestňuje do svojich priestorov bezpečnostné kamery z dôvodu ochrany bezpečnosti a majetku. Priestory, kde sú kamery umiestnené, sú vždy označené upozornením. Kamery môžu snímať aj bezprostredné okolie chráneného priestoru alebo budovy (bezpečnostný perimeter). Účely spracúvania osobných údajov: Evidencia návštev a monitorovanie priestorov spoločnosti a bezpečnostného perimetra týchto priestorov z dôvodov bezpečnosti a ochrany majetku spoločnosti. Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel ochrany našich oprávnených záujmov - bezpečnosti a ochrany majetku spoločnosti. Doba spracúvania osobných údajov: • Evidencia návštev: Evidencia návštev je uchovávaná po dobu 1 roka, v prípade návštevy režimových pracovísk zjednodušená forma záznamu v rozsahu meno, priezvisko, zamestnávateľ, dátum, čas príchodu, čas odchodu je uchovávaná v knihe evidencie služieb SBS v zmysle ustanovení zákona č. 473/2005 Z. z. po dobu stanovenú príslušnou legislatívou a registratúrnym plánom. • Záznamy z kamier: zvyčajne 30 dní pri záznamoch z kamier snímajúcich priestory spoločnosti, 14 dní pri záznamoch z kamier snímajúcich verejný priestor v rámci bezpečnostného perimetra, v prípade zachytenia incidentu na zázname až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia.
2.5 Údaje získané na základe súhlasu Spracúvanie týchto údajov nie je nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo zákonných povinností či ochranu oprávnených záujmov spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. , ale ich spracúvanie umožní spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. zlepšovať služby, zamerať sa na to, čo zákazníkov naozaj zaujíma, a prípadne zákazníkov informovať o ponukách, ktoré sú pre nich vhodné. Tieto údaje sú spracúvané len v prípade udelenia súhlasu a môžu byť spracúvané počas platnosti tohto súhlasu, pričom účely, právne základy a doba spracúvania údajov sú súčasťou súhlasu. Ide najmä o: • kontaktné údaje pri marketingovom oslovení v prípade, že sa nejedná o zákazníka G.I.M.P., s.r.o. (sú spracúvané na základe súhlasu s marketingovým oslovením) • Údaje získané marketingovými prieskumami (sú spracúvané u zákazníkov služieb G.I.M.P., s.r.o. na základe súhlasu so spracúvaním osobných údajov) • záznamy o správaní na internetových stránkach spravovaných spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o. získané z cookies v prípade povolenia cookies vo webovom prehliadači (sú spracované pre vylepšenie prevádzky internetových stránok
prevádzkovaných spoločnosťou internetovú reklamu – viď odstavec „Používanie súborov „cookie“ nižšie) 2.6 Používanie súborov „cookie“ Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. môže na svojich webových stránkach používať súbory „cookie“. Súbor „cookie“ je informácia, ktorú webová stránka uloží v systéme používateľa, aby si zapamätala určité informácie o vás pri vašej ďalšej návšteve týchto alebo súvisiacich stránok. „Cookies“ sú spracúvané iba v prípade povolenia voľby cookies vo Vašom webovom prehliadači (sú spracúvané pre vylepšenie prevádzky internetových stránok prevádzkovaných spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o. a internetovú reklamu). Informácie o tom, ako používate tento web sa zdieľajú so spoločnosťami Google, Facebook a ďalšími za účelom tvorby analýz návštevnosti stránok a na sledovanie pohybu návštevníkov na rozličných webových stránkach. Pri prvej návšteve stránok G.I.M.P., s.r.o. Vám bude zobrazený súhlas s použitím cookies z tejto stránky s odkazom na podrobné informácie (táto stránka). Ak nechcete prijímať súbory „cookie“ z webových stránok spoločnosti G.I.M.P., s.r.o., môžete rozsah akceptácie súborov „cookie“ obmedziť prostredníctvom nastavení Vášho internetového prehliadača. Účinný nástroj pre správu súborov cookie je k dispozícii napr. na stránke http://www.youronlinechoices.com/sk/ Súbory „cookie“ môžete aj úplne zakázať a odstrániť tie, ktoré už v počítači uložené sú, ale môže vám to znížiť užívateľský komfort pri návšteve stránok. Dodávatelia prehliadačov na svojich stránkach informujú o ich možnostiach riadenia cookies. Tu sú niektoré z nich: • Google Chrome • Internet Explorer • Mozilla Firefox • Safari (Desktop) • Safari (Mobilná verzia) • Android Browser • Opera • Opera Mobile
3. Registratúra a osobné údaje
Aj v prípade, ak spracúvanie Vašich osobných údajov ukončíme, v prípade niektorých kategórií dokumentov, ako sú zmluvné dokumenty, účtovné doklady budeme tieto údaje v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov uchovávať vo forme registratúrnych záznamov po dobu stanovenú príslušnou legislatívou a registratúrnym plánom spoločnosti až do ich vyradenia. 4. Kategórie príjemcov osobných údajov
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. pri plnení svojich záväzkov a povinností zo zmlúv využíva odborné a špecializované služby iných subjektov. Ak títo dodávatelia spracúvajú osobné údaje odovzdané spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o. , majú postavenie sprostredkovateľov ktorí spracúvajú osobné údaje len v rámci pokynov od spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. a nesmú ich využiť inak. Ide najmä o kategórie • prevádzkovateľov informačných systémov, nástrojov podporujúcich marketing, predaj, zákaznícky servis a účtovníctvo, • prevádzkovateľov cloudových platforiem, • prevádzkovateľov systémov hybridnej pošty • dodávateľov zabezpečujúcich iné subdodávateľské činnosti a podslužby, pri ktorých je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné • bezpečnostné služby, zabezpečujúce ochranu objektov G.I.M.P., s.r.o. • prevádzkovateľov systémov call centier • spoločností, zabezpečujúcich vymáhanie dlžných pohľadávok • činnosť znalcov, advokátov, audítorov
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. tiež spolupracuje so sieťou regionálnych partnerov a obchodných sprostredkovateľov, ktorí zabezpečujú vyhľadávanie záujemcov o služby G.I.M.P., s.r.o., uzatváranie zmlúv pre spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. a poskytujú zákazníkom lokálnu podporu a poradenstvo. Títo partneri sú oprávnení získavať osobné údaje záujemcov pre spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. pre plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby. Každý takýto subjekt starostlivo vyberáme a s každým uzatvárame zmluvu o spracovaní osobných údajov, v ktorej má spracovateľ stanovené prísne povinnosti na ochranu a zabezpečenie osobných údajov. Sprostredkovateľmi sú spoločnosti so sídlom ako na území Slovenskej republiky, tak sa sídlom v členskom štáte Európskej únie alebo v tretích krajinách. V prípade sprostredkovateľov so sídlom v tretích krajinách je s príslušným sprostredkovateľom uzatvorená zmluva obsahujúca záväzné vnútropodnikové pravidlá (BCR) ako aj štandardnú doložku o ochrane údajov, ktoré prijala Európska komisia, a to aj v prípade, ak sa spracúvanie údajov v súčasnosti vykonáva v rámci Európskej únie. K odovzdaniu a spracovaniu osobných údajov v krajinách mimo územia Európskej únie, dochádza vždy v súlade s platnou legislatívou.
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. v rámci plnenia svojich zákonných povinností prenáša osobné údaje správnym orgánom a úradom určeným platnou legislatívou. 5. Poskytovanie osobných údajov tretím stranám
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. bez vášho predchádzajúceho súhlasu neposkytne vaše osobné údaje na marketingové účely inej spoločnosti. Na zabezpečenie naplnenia povinností, vyplývajúcich nám ako telekomunikačnému podniku zo zákona sme však v určitých prípadoch oprávnení poskytnúť osobné, prevádzkové a lokalizačné údaje tretím osobám – súdom, iným orgánom verejnej správy a štátu. V nevyhnutnom rozsahu môžeme poskytnúť aj iným telekomunikačným podnikom v záujme účinnejšej ochrany alebo ak je to potrebné z dôvodu možnosti poskytnutia služieb v sieti iného podniku, napríklad pri prenose telefónneho čísla. 6. Spôsob spracúvania osobných údajov
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. vedie záznamy o svojich spracovateľských činnostiach, tak ručných, ako aj automatizovaných a má zavedené príslušné technické a organizačné opatrenia v oblasti informačnej bezpečnosti na zabránenie neoprávnenému alebo nezákonnému zverejneniu, prístupu, náhodnej alebo nezákonnej strate alebo zničeniu, pozmeneniu, prenosu alebo inému poškodeniu vašich osobných údajov. Takéto opatrenia zahŕňajú používanie brán firewall, zabezpečených priestorov so servermi, šifrovanie, vhodné systémy a procesy riadenia prístupových práv, dôkladný výber spracúvateľov a ďalšie technicky a komerčne odôvodnené opatrenia na poskytovanie primeranej ochrany vašich osobných údajov pred neoprávneným používaním alebo zverejnením. Podľa vhodnosti môžeme tiež zhotoviť záložné kópie a využiť iné podobné prostriedky, aby sme predišli náhodnému poškodeniu alebo zničeniu vašich osobných údajov. Tieto opatrenia zabezpečujú dostatočnú úroveň zabezpečenia v súvislosti s rizikami prirodzene súvisiacimi s procesom a povahou osobných údajov, ktoré sú predmetom ochrany. Vaše bezpečne uchované osobné údaje budú sprístupnené výlučne vybraným oprávneným pracovníkom spoločnosti G.I.M.P., s.r.o.
7. Spracúvanie osobných údajov pri poskytovaní manažovaných a cloudových služieb G.I.M.P., s.r.o. Ak ste zákazníkmi našich manažovaných služieb (služby na báze riešení cloud, virtuálnych platforiem a dátových úložísk), ako je napr. Virtual Datacenter, Backup/Network Storage, Mail Server, Asterisk) a zistili ste, že prostredníctvom
našich riešení uchovávate v našich systémoch osobné údaje, Vaša spoločnosť môže byť prevádzkovateľom a naša spoločnosť môže byť sprostredkovateľom v zmysle zákona o ochrane osobných údajov a GDPR. V takom prípade môže byť potrebné, aby sme pred spracúvaním uzatvorili Zmluvu o poverení spracúvaním osobných údajov (Data Processing Agreement - DPA), kde budú dojednané základné podmienky spracúvania osobných údajov. 8. Práva dotknutých osôb, ktorých údaje spracúvame
8.1 Právo na prístup k osobným údajom Dotknutá osoba bude mať právo na prístup k osobným údajom, ktoré zahŕňa jednak právo získať od spoločnosti G.I.M.P., s.r.o.: • potvrdenie, či spracúva osobné údaje, • informácie o účeloch spracúvania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch, ktorým osobné údaje boli alebo budú sprístupnené, plánovanej dobe spracúvania, o existencii práva požadovať od správcu opravu alebo vymazanie osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby alebo obmedzenie ich spracúvania alebo vzniesť námietku proti tomuto spracúvaniu , práve podať sťažnosť u dozorného úradu, o všetkých dostupných informáciách o zdroji osobných údajov, pokiaľ nie sú získané od subjektu údajov, skutočnosti, že dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania, o vhodných zárukách pri poskytnutí údajov mimo EÚ, • v prípade, že nebudú nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb aj kópiu osobných údajov. • V prípade opakovanej žiadosti bude spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. oprávnená za kópiu osobných údajov účtovať primeraný poplatok.
8.2 Právo na opravu nesprávnych údajov • Dotknutá osoba bude mať právo na opravu nepresných osobných údajov, ktoré o ňom bude spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. spracúvať. Zákazník spoločnosti G.I.M.P., s.r.o., má tiež povinnosť oznamovať zmeny svojich osobných údajov a doložiť, že k takejto zmene došlo. Zároveň je povinný nám poskytnúť súčinnosť, ak bude zistené, že osobné údaje, ktoré o ňom spracúvame, nie sú presné. Opravu vykonáme bez zbytočného odkladu, vždy však s ohľadom na dané technické možnosti.
8.3 Právo na výmaz • Dotknutá osoba bude mať právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. nepreukáže oprávnené dôvody pre spracúvanie týchto osobných údajov. Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. má nastavené mechanizmy na zabezpečenie automatickej anonymizácie alebo vymazania osobných údajov v prípade, že už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli spracovávané.
8.4 Právo na obmedzenie spracúvania • Dotknutá osoba bude mať do doby vyriešenia podnetu právo na obmedzenie spracúvania, ak bude popierať presnosť osobných údajov, dôvody ich spracúvania alebo ak podá námietku proti ich spracúvaniu. 8.5 Právo na oznámenie opravy, vymazania alebo obmedzenie spracúvania • Dotknutá osoba bude mať právo na oznámenie zo strany spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. v prípade opravy, vymazania alebo obmedzenia spracúvania osobných údajov. Ak dôjde k oprave alebo vymazaniu osobných údajov, budeme informovať jednotlivého príjemcu, s výnimkou prípadov, keď sa to ukáže ako nemožné alebo to vyžaduje neprimerané úsilie. Na základe žiadosti dotknutej osoby môžeme poskytnúť informáciu o týchto príjemcoch.
8.6 Právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov • Dotknutá osoba bude mať právo namietať proti spracúvaniu jeho osobných údajov z dôvodu oprávneného záujmu spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. • V prípade, že spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. nepreukáže, že existuje závažný oprávnený dôvod pre spracúvanie, ktorý prevažuje nad záujmami alebo právami a slobodami dotknutej osoby, spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. spracúvanie na základe námietky ukončí bez zbytočného odkladu. 8.7 Právo na odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov Udelený súhlas so spracúvaním osobných údajov je možné kedykoľvek odvolať. Odvolanie je potrebné urobiť výslovným, zrozumiteľným a určitým prejavom vôle (s presným uvedením, ktorého udeleného súhlasu sa daná žiadosť týka). Spracovanie údajov z cookies je možné zamedziť nastavením webového prehliadača.
8.8 Právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov Dotknutá osoba má právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov ( https://dataprotection.gov.sk/uoou/ ).
9. Kontaktné údaje zodpovednej osoby pre ochranu osobných údajov v spoločnosti G.I.M.P., s.r.o.
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. má pracovníkov zodpovedných za bezpečnosť a ochranu údajov. Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa týchto Zásad, prípadne iný podnet alebo záujem uplatniť Vaše právo, ochotne Vám pomôžeme. G.I.M.P., s.r.o. Komárňanská 70 947 01 Hurbanovo E-mail: marta.dudasova@gimp-sk.sk Tel. 035/6492 944
Zodpovedná osoba pre ochranu osobných údajov v spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. je: Marta Dudášová 10. Identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa: G.I.M.P., s.r.o. Komárňanská 70 947 01 Hurbanovo Slovenská republika IČO: 44848749 IČ DPH: SK2022870619 DIČ: 2022870619 Bankové spojenie: VÚB, a.s. Číslo účtu: 2636257257/0200 IBAN: SK84 0200 0000 0026 3625 7257 SWIFT: SUBASKBX Spoločnosť je zapísaná v obch. reg. Okresného súdu Nitra, odd.: Sro, vložka 25068/N Web: www.gimpnet.sk E-mail: marta.dudasova@gimp-sk.sk
V spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. si vysoko vážime dôveru Vás, našich zákazníkov, dodávateľov a ďalších osôb, ktoré s nami komunikujú, a dbáme na to, aby sme rešpektovali Vaše súkromie a dôvernosť informácií, ktoré získavame, okrem iného, osobných údajov (t. j. informácií týkajúcich sa identifikovanej alebo identifikovateľnej osoby, fyzickej osoby). Priebežne sledujeme legislatívu platnú v oblasti ochrany osobných údajov, ale aj súvisiace odporúčania, trendy a technologické inovácie v tejto oblasti. Dbáme na súlad našej ochrany osobných údajov s platnými zákonnými predpismi, najmä: • Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov č. 18/2018 Z. z. • Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov („GDPR“).
Vymedzenie pojmov Dotknutá osoba je fyzická osoba, ktorá vyplnením, odoslaním a potvrdením prihlásenia do e-mailového zoznamu prejavuje svoj záujem o zaradenie do e-mailovej databázy spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. Prevádzkovateľ je spoločnosť G.I.M.P., s.r.o., so sídlom Komárňanská 70, 947 01 Hurbanovo, IČO: 44848749, zapísaná v Obchodnom registri Nitra, odd. Sro, vl.č.25068/N (ďalej len „Prevádzkovateľ“).
1. Kategórie osobných údajov, účely ich spracúvania, právne základy a doba spracúvania
Aby sme dostatočne chránili osobné údaje Vás a iných osôb („dotknuté osoby“), snažíme sa minimalizovať ich používanie tak, aby sme používali len nevyhnutne potrebné údaje.
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. spracúva tieto kategórie osobných údajov svojich zákazníkov a dodávateľov: 1.1 Údaje zákazníkov v súvislosti so zmluvným vzťahom Kategórie osobných údajov: Meno, priezvisko, akademický titul, adresa, rodné číslo, číslo preukazu totožnosti, ako aj telefónne čísla Účely spracúvania osobných údajov: Poskytovanie služby, predaj tovaru v zmysle zmluvy, faktúry / konkrétne na účel uzatvorenia a plnenia Zmluvy, jej zmeny alebo ukončenia, fakturácie, vyúčtovania úhrady, evidencie a postupovania pohľadávok /. Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby. Doba spracúvania osobných údajov: Počas doby trvania platného zmluvného vzťahu so spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o., aj po jeho skončení, ak je to potrebné na vyúčtovanie, úhradu, evidenciu a vymáhanie pohľadávok, alebo na splnenie iných povinností uložených zákonom – zvyčajne 3 mesiace po skončení zmluvy v prípade, ak boli všetky zmluvné záväzky vyrovnané; v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia). Prevádzkové a lokalizačné údaje sú uchovávané do uplynutia lehoty, počas ktorej možno faktúru právne napadnúť alebo uplatniť nárok na platbu, v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia. 1.2 Údaje kontaktných osôb zákazníkov a dodávateľov v súvislosti so zmluvným vzťahom Kategórie osobných údajov: V rámci uzatvorenia a plnenia zákazníckej alebo dodávateľskej zmluvy alebo požiadavky je dôležité, aby sme dokázali správne identifikovať osoby, s ktorými máme komunikovať, ktoré majú rozličné oprávnenia a sú autorizované udeľovať pokyny a prijímať informácie pri plnení zmluvy alebo iné súvisiace informácie. Tieto osoby môžu byť zamestnancami Vašej spoločnosti alebo pracovníkmi jej dodávateľov. Z času na čas môžeme týmto osobám poskytovať aj
informácie o iných podobných tovaroch a službách spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. najčastejšie v súvise s inováciami našich služieb. Účely spracúvania osobných údajov: • Plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy so spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o., ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo iná osoba ktorá dotknutú osobu poverila (napr. zamestnávateľ dotknutej osoby), pričom údaje dotknutej osoby sú spracúvané na účel identifikácie kontaktnej osoby pri komunikácii, autorizácii pokynov a iné poskytovanie informácií medzi zmluvnými stranami. Dotknutá osoba, ktorá nie je zmluvnou stranou je oprávnená takéto používanie svojich kontaktných informácií kedykoľvek odmietnuť. • Použitie údajov kontaktných osôb uvedených zmluvnou stranou pre priamy marketing vlastných podobných tovarov a služieb zmluvnej strane prostredníctvom osoby, ktorej kontaktné informácie na doručenie elektronickej pošty spoločnosť získala v súvislosti s predajom tovaru alebo služieb. Dotknutá osoba je oprávnená takéto používanie svojich kontaktných informácií na tento účel kedykoľvek odmietnuť. Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany (účastníka) – identifikácia a autorizácia komunikujúcej strany, výmena informácií a udeľovanie pokynov. V prípade poskytnutia údajov zamestnávateľom sa uplatňuje tiež osobitný predpis - §78 ods. 3 Zákona o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov č. 18/2018 Z. z.: (3) Prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený poskytovať jej osobné údaje alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Doba spracúvania osobných údajov: Počas doby trvania platného zmluvného vzťahu so spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o. (po dobu, kým je dotknutá osoba druhou zmluvnou stranou poverená ako kontaktná osoba), aj po ukončení zmluvného vzťahu /odvolaní tohto poverenia, ak je to potrebné na vyúčtovanie, úhradu, evidenciu a vymáhanie pohľadávok, alebo na splnenie iných povinností uložených zákonom, po dobu splnenia danej povinnosti - zvyčajne 6 mesiacov po oznámení ukončenia zmluvy/poverenia, v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia.
2.3 Údaje z komunikácie so zákazníkmi Kategórie osobných údajov: Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. pre potreby poskytovania svojich služieb a riešenia požiadaviek robí záznamy z komunikácie so zákazníkmi, najmä zápisy z osobnej komunikácie pri priamom kontakte, písomné a elektronické záznamy z komunikácie prostredníctvom telefonického spojenia, elektronickej pošty. Tiež vykonávame nahrávanie volaní na linky určené pre poskytovanie zákazníckej podpory a spätných volaní z týchto liniek a na vyhotovovanie a ukladanie zvukových záznamov z týchto volaní, t. j. záznamov týkajúcich sa osoby Účastníka alebo prejavov jeho osobnej povahy, taktiež na použitie takto získaných záznamov na účely vyhodnocovania požiadaviek Účastníka, rozsahu a kvality služieb poskytovaných Účastníkovi, ako aj posudzovania a vybavovania sťažností a podnetov účastníkov. Nahrávanie sa uskutočňuje až po zaznení hlásky o nahrávaní. Účel spracúvania osobných údajov: Vyhotovovanie a ukladanie písomných a zvukových záznamov, t. j. záznamov týkajúcich sa osoby Účastníka alebo prejavov jeho osobnej povahy pre zaznamenanie dôkazu o pokynoch, taktiež na použitie takto získaných záznamov na účely plnenia zmluvy – vybavovania a vyhodnocovania požiadaviek Účastníka, rozsahu a kvality Služieb poskytovaných Účastníkovi, ako aj posudzovania a vybavovania sťažností a podnetov Účastníkov. Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa – zaznamenanie a vyhodnocovanie požiadaviek, ktoré podľa názoru našej spoločnosti pomáhajú zvyšovať kvalitu služieb pre Vás a pre inú komunikáciu so zákazníkom. Doba spracúvania osobných údajov: Zvukové záznamy: zvyčajne 24 mesiacov po vybavení požiadavky, v prípade reklamácií a sporov alebo ak bol záznam použitý ako dôkaz o pokynoch až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia resp. ukončenia ich následkov. Iné typy záznamov: Počas doby trvania platného zmluvného vzťahu so spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o., aj po ukončení zmluvy, ak je to potrebné na vyúčtovanie, úhradu, evidenciu a vymáhanie pohľadávok, alebo na splnenie iných povinností uložených zákonom, po dobu splnenia danej povinnosti – zvyčajne 6 mesiacov po skončení zmluvy alebo po vybavení požiadavky, ak nedošlo k uzatvoreniu zmluvy, v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia. 2.4 Evidencia návštev a záznamy z bezpečnostných kamier v priestoroch spoločnosti Kategórie osobných údajov: V prípade, ak navštívite naše sídlo spoločnosti, z dôvodu riadenia internej bezpečnosti spoločnosti zaevidujeme Vaše údaje v rozsahu, titul, meno a priezvisko,
zamestnávateľ, navštívená osoba alebo účel návštevy, čas príchodu a odchodu a ďalej v prípadoch vstupu autorizovaných priestorov do priestorov režimových pracovísk kontaktná adresa, telefón, e-mail, číslo dokladu totožnosti alebo služobného preukazu alebo dátum narodenia. Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. tiež umiestňuje do svojich priestorov bezpečnostné kamery z dôvodu ochrany bezpečnosti a majetku. Priestory, kde sú kamery umiestnené, sú vždy označené upozornením. Kamery môžu snímať aj bezprostredné okolie chráneného priestoru alebo budovy (bezpečnostný perimeter). Účely spracúvania osobných údajov: Evidencia návštev a monitorovanie priestorov spoločnosti a bezpečnostného perimetra týchto priestorov z dôvodov bezpečnosti a ochrany majetku spoločnosti. Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel ochrany našich oprávnených záujmov - bezpečnosti a ochrany majetku spoločnosti. Doba spracúvania osobných údajov: • Evidencia návštev: Evidencia návštev je uchovávaná po dobu 1 roka, v prípade návštevy režimových pracovísk zjednodušená forma záznamu v rozsahu meno, priezvisko, zamestnávateľ, dátum, čas príchodu, čas odchodu je uchovávaná v knihe evidencie služieb SBS v zmysle ustanovení zákona č. 473/2005 Z. z. po dobu stanovenú príslušnou legislatívou a registratúrnym plánom. • Záznamy z kamier: zvyčajne 30 dní pri záznamoch z kamier snímajúcich priestory spoločnosti, 14 dní pri záznamoch z kamier snímajúcich verejný priestor v rámci bezpečnostného perimetra, v prípade zachytenia incidentu na zázname až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia.
2.5 Údaje získané na základe súhlasu Spracúvanie týchto údajov nie je nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo zákonných povinností či ochranu oprávnených záujmov spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. , ale ich spracúvanie umožní spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. zlepšovať služby, zamerať sa na to, čo zákazníkov naozaj zaujíma, a prípadne zákazníkov informovať o ponukách, ktoré sú pre nich vhodné. Tieto údaje sú spracúvané len v prípade udelenia súhlasu a môžu byť spracúvané počas platnosti tohto súhlasu, pričom účely, právne základy a doba spracúvania údajov sú súčasťou súhlasu. Ide najmä o: • kontaktné údaje pri marketingovom oslovení v prípade, že sa nejedná o zákazníka G.I.M.P., s.r.o. (sú spracúvané na základe súhlasu s marketingovým oslovením) • Údaje získané marketingovými prieskumami (sú spracúvané u zákazníkov služieb G.I.M.P., s.r.o. na základe súhlasu so spracúvaním osobných údajov) • záznamy o správaní na internetových stránkach spravovaných spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o. získané z cookies v prípade povolenia cookies vo webovom prehliadači (sú spracované pre vylepšenie prevádzky internetových stránok
prevádzkovaných spoločnosťou internetovú reklamu – viď odstavec „Používanie súborov „cookie“ nižšie) 2.6 Používanie súborov „cookie“ Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. môže na svojich webových stránkach používať súbory „cookie“. Súbor „cookie“ je informácia, ktorú webová stránka uloží v systéme používateľa, aby si zapamätala určité informácie o vás pri vašej ďalšej návšteve týchto alebo súvisiacich stránok. „Cookies“ sú spracúvané iba v prípade povolenia voľby cookies vo Vašom webovom prehliadači (sú spracúvané pre vylepšenie prevádzky internetových stránok prevádzkovaných spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o. a internetovú reklamu). Informácie o tom, ako používate tento web sa zdieľajú so spoločnosťami Google, Facebook a ďalšími za účelom tvorby analýz návštevnosti stránok a na sledovanie pohybu návštevníkov na rozličných webových stránkach. Pri prvej návšteve stránok G.I.M.P., s.r.o. Vám bude zobrazený súhlas s použitím cookies z tejto stránky s odkazom na podrobné informácie (táto stránka). Ak nechcete prijímať súbory „cookie“ z webových stránok spoločnosti G.I.M.P., s.r.o., môžete rozsah akceptácie súborov „cookie“ obmedziť prostredníctvom nastavení Vášho internetového prehliadača. Účinný nástroj pre správu súborov cookie je k dispozícii napr. na stránke http://www.youronlinechoices.com/sk/ Súbory „cookie“ môžete aj úplne zakázať a odstrániť tie, ktoré už v počítači uložené sú, ale môže vám to znížiť užívateľský komfort pri návšteve stránok. Dodávatelia prehliadačov na svojich stránkach informujú o ich možnostiach riadenia cookies. Tu sú niektoré z nich: • Google Chrome • Internet Explorer • Mozilla Firefox • Safari (Desktop) • Safari (Mobilná verzia) • Android Browser • Opera • Opera Mobile
3. Registratúra a osobné údaje
Aj v prípade, ak spracúvanie Vašich osobných údajov ukončíme, v prípade niektorých kategórií dokumentov, ako sú zmluvné dokumenty, účtovné doklady budeme tieto údaje v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov uchovávať vo forme registratúrnych záznamov po dobu stanovenú príslušnou legislatívou a registratúrnym plánom spoločnosti až do ich vyradenia. 4. Kategórie príjemcov osobných údajov
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. pri plnení svojich záväzkov a povinností zo zmlúv využíva odborné a špecializované služby iných subjektov. Ak títo dodávatelia spracúvajú osobné údaje odovzdané spoločnosťou G.I.M.P., s.r.o. , majú postavenie sprostredkovateľov ktorí spracúvajú osobné údaje len v rámci pokynov od spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. a nesmú ich využiť inak. Ide najmä o kategórie • prevádzkovateľov informačných systémov, nástrojov podporujúcich marketing, predaj, zákaznícky servis a účtovníctvo, • prevádzkovateľov cloudových platforiem, • prevádzkovateľov systémov hybridnej pošty • dodávateľov zabezpečujúcich iné subdodávateľské činnosti a podslužby, pri ktorých je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné • bezpečnostné služby, zabezpečujúce ochranu objektov G.I.M.P., s.r.o. • prevádzkovateľov systémov call centier • spoločností, zabezpečujúcich vymáhanie dlžných pohľadávok • činnosť znalcov, advokátov, audítorov
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. tiež spolupracuje so sieťou regionálnych partnerov a obchodných sprostredkovateľov, ktorí zabezpečujú vyhľadávanie záujemcov o služby G.I.M.P., s.r.o., uzatváranie zmlúv pre spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. a poskytujú zákazníkom lokálnu podporu a poradenstvo. Títo partneri sú oprávnení získavať osobné údaje záujemcov pre spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. pre plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby. Každý takýto subjekt starostlivo vyberáme a s každým uzatvárame zmluvu o spracovaní osobných údajov, v ktorej má spracovateľ stanovené prísne povinnosti na ochranu a zabezpečenie osobných údajov. Sprostredkovateľmi sú spoločnosti so sídlom ako na území Slovenskej republiky, tak sa sídlom v členskom štáte Európskej únie alebo v tretích krajinách. V prípade sprostredkovateľov so sídlom v tretích krajinách je s príslušným sprostredkovateľom uzatvorená zmluva obsahujúca záväzné vnútropodnikové pravidlá (BCR) ako aj štandardnú doložku o ochrane údajov, ktoré prijala Európska komisia, a to aj v prípade, ak sa spracúvanie údajov v súčasnosti vykonáva v rámci Európskej únie. K odovzdaniu a spracovaniu osobných údajov v krajinách mimo územia Európskej únie, dochádza vždy v súlade s platnou legislatívou.
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. v rámci plnenia svojich zákonných povinností prenáša osobné údaje správnym orgánom a úradom určeným platnou legislatívou. 5. Poskytovanie osobných údajov tretím stranám
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. bez vášho predchádzajúceho súhlasu neposkytne vaše osobné údaje na marketingové účely inej spoločnosti. Na zabezpečenie naplnenia povinností, vyplývajúcich nám ako telekomunikačnému podniku zo zákona sme však v určitých prípadoch oprávnení poskytnúť osobné, prevádzkové a lokalizačné údaje tretím osobám – súdom, iným orgánom verejnej správy a štátu. V nevyhnutnom rozsahu môžeme poskytnúť aj iným telekomunikačným podnikom v záujme účinnejšej ochrany alebo ak je to potrebné z dôvodu možnosti poskytnutia služieb v sieti iného podniku, napríklad pri prenose telefónneho čísla. 6. Spôsob spracúvania osobných údajov
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. vedie záznamy o svojich spracovateľských činnostiach, tak ručných, ako aj automatizovaných a má zavedené príslušné technické a organizačné opatrenia v oblasti informačnej bezpečnosti na zabránenie neoprávnenému alebo nezákonnému zverejneniu, prístupu, náhodnej alebo nezákonnej strate alebo zničeniu, pozmeneniu, prenosu alebo inému poškodeniu vašich osobných údajov. Takéto opatrenia zahŕňajú používanie brán firewall, zabezpečených priestorov so servermi, šifrovanie, vhodné systémy a procesy riadenia prístupových práv, dôkladný výber spracúvateľov a ďalšie technicky a komerčne odôvodnené opatrenia na poskytovanie primeranej ochrany vašich osobných údajov pred neoprávneným používaním alebo zverejnením. Podľa vhodnosti môžeme tiež zhotoviť záložné kópie a využiť iné podobné prostriedky, aby sme predišli náhodnému poškodeniu alebo zničeniu vašich osobných údajov. Tieto opatrenia zabezpečujú dostatočnú úroveň zabezpečenia v súvislosti s rizikami prirodzene súvisiacimi s procesom a povahou osobných údajov, ktoré sú predmetom ochrany. Vaše bezpečne uchované osobné údaje budú sprístupnené výlučne vybraným oprávneným pracovníkom spoločnosti G.I.M.P., s.r.o.
7. Spracúvanie osobných údajov pri poskytovaní manažovaných a cloudových služieb G.I.M.P., s.r.o. Ak ste zákazníkmi našich manažovaných služieb (služby na báze riešení cloud, virtuálnych platforiem a dátových úložísk), ako je napr. Virtual Datacenter, Backup/Network Storage, Mail Server, Asterisk) a zistili ste, že prostredníctvom
našich riešení uchovávate v našich systémoch osobné údaje, Vaša spoločnosť môže byť prevádzkovateľom a naša spoločnosť môže byť sprostredkovateľom v zmysle zákona o ochrane osobných údajov a GDPR. V takom prípade môže byť potrebné, aby sme pred spracúvaním uzatvorili Zmluvu o poverení spracúvaním osobných údajov (Data Processing Agreement - DPA), kde budú dojednané základné podmienky spracúvania osobných údajov. 8. Práva dotknutých osôb, ktorých údaje spracúvame
8.1 Právo na prístup k osobným údajom Dotknutá osoba bude mať právo na prístup k osobným údajom, ktoré zahŕňa jednak právo získať od spoločnosti G.I.M.P., s.r.o.: • potvrdenie, či spracúva osobné údaje, • informácie o účeloch spracúvania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch, ktorým osobné údaje boli alebo budú sprístupnené, plánovanej dobe spracúvania, o existencii práva požadovať od správcu opravu alebo vymazanie osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby alebo obmedzenie ich spracúvania alebo vzniesť námietku proti tomuto spracúvaniu , práve podať sťažnosť u dozorného úradu, o všetkých dostupných informáciách o zdroji osobných údajov, pokiaľ nie sú získané od subjektu údajov, skutočnosti, že dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania, o vhodných zárukách pri poskytnutí údajov mimo EÚ, • v prípade, že nebudú nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb aj kópiu osobných údajov. • V prípade opakovanej žiadosti bude spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. oprávnená za kópiu osobných údajov účtovať primeraný poplatok.
8.2 Právo na opravu nesprávnych údajov • Dotknutá osoba bude mať právo na opravu nepresných osobných údajov, ktoré o ňom bude spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. spracúvať. Zákazník spoločnosti G.I.M.P., s.r.o., má tiež povinnosť oznamovať zmeny svojich osobných údajov a doložiť, že k takejto zmene došlo. Zároveň je povinný nám poskytnúť súčinnosť, ak bude zistené, že osobné údaje, ktoré o ňom spracúvame, nie sú presné. Opravu vykonáme bez zbytočného odkladu, vždy však s ohľadom na dané technické možnosti.
8.3 Právo na výmaz • Dotknutá osoba bude mať právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. nepreukáže oprávnené dôvody pre spracúvanie týchto osobných údajov. Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. má nastavené mechanizmy na zabezpečenie automatickej anonymizácie alebo vymazania osobných údajov v prípade, že už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli spracovávané.
8.4 Právo na obmedzenie spracúvania • Dotknutá osoba bude mať do doby vyriešenia podnetu právo na obmedzenie spracúvania, ak bude popierať presnosť osobných údajov, dôvody ich spracúvania alebo ak podá námietku proti ich spracúvaniu. 8.5 Právo na oznámenie opravy, vymazania alebo obmedzenie spracúvania • Dotknutá osoba bude mať právo na oznámenie zo strany spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. v prípade opravy, vymazania alebo obmedzenia spracúvania osobných údajov. Ak dôjde k oprave alebo vymazaniu osobných údajov, budeme informovať jednotlivého príjemcu, s výnimkou prípadov, keď sa to ukáže ako nemožné alebo to vyžaduje neprimerané úsilie. Na základe žiadosti dotknutej osoby môžeme poskytnúť informáciu o týchto príjemcoch.
8.6 Právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov • Dotknutá osoba bude mať právo namietať proti spracúvaniu jeho osobných údajov z dôvodu oprávneného záujmu spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. • V prípade, že spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. nepreukáže, že existuje závažný oprávnený dôvod pre spracúvanie, ktorý prevažuje nad záujmami alebo právami a slobodami dotknutej osoby, spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. spracúvanie na základe námietky ukončí bez zbytočného odkladu. 8.7 Právo na odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov Udelený súhlas so spracúvaním osobných údajov je možné kedykoľvek odvolať. Odvolanie je potrebné urobiť výslovným, zrozumiteľným a určitým prejavom vôle (s presným uvedením, ktorého udeleného súhlasu sa daná žiadosť týka). Spracovanie údajov z cookies je možné zamedziť nastavením webového prehliadača.
8.8 Právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov Dotknutá osoba má právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov ( https://dataprotection.gov.sk/uoou/ ).
9. Kontaktné údaje zodpovednej osoby pre ochranu osobných údajov v spoločnosti G.I.M.P., s.r.o.
Spoločnosť G.I.M.P., s.r.o. má pracovníkov zodpovedných za bezpečnosť a ochranu údajov. Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa týchto Zásad, prípadne iný podnet alebo záujem uplatniť Vaše právo, ochotne Vám pomôžeme. G.I.M.P., s.r.o. Komárňanská 70 947 01 Hurbanovo E-mail: marta.dudasova@gimp-sk.sk Tel. 035/6492 944
Zodpovedná osoba pre ochranu osobných údajov v spoločnosti G.I.M.P., s.r.o. je: Marta Dudášová 10. Identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa: G.I.M.P., s.r.o. Komárňanská 70 947 01 Hurbanovo Slovenská republika IČO: 44848749 IČ DPH: SK2022870619 DIČ: 2022870619 Bankové spojenie: VÚB, a.s. Číslo účtu: 2636257257/0200 IBAN: SK84 0200 0000 0026 3625 7257 SWIFT: SUBASKBX Spoločnosť je zapísaná v obch. reg. Okresného súdu Nitra, odd.: Sro, vložka 25068/N Web: www.gimpnet.sk E-mail: marta.dudasova@gimp-sk.sk